Logbook PKL Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-3)

Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-3)

- April 29 2026


Tanggal : Rabu, 29 April 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

    1. Alda Aprilia (443231030)
    2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
    3. Hanifah Salsabila (443231038)
    4. Athiyyah Khansa (443231039)


Uraian Kegiatan:

    Rabu, 29 April 2026 kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga melakukan kegiatan magang PKL di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur, kami diberi tugas yang dilakukan secara berkelompok, Atia dan Yuna diberikan tugas untuk mengurutkan arsip berdasarkan nomor klasifikasi dan tanggal. Kemudian kami juga diberikan tugas berupa alih media arsip berupa surat tugas, surat keluar, dan berita acara menjadi bentuk digital. Setelah proses alih media selesai, seluruh hasil digitalisasi tersebut akan disimpan ke dalam Drive BAPPEDA sebagai media penyimpanan arsip elektronik agar lebih mudah diakses oleh seluruh staf BAPPEDA. Selain itu Hani dan Alda ditugaskan untuk melakukan input e-surat, khususnya pada bagian disposisi dan surat masuk. Pada bagian ini kami ber-2 melakukan penginputan dengan mencari nomor agenda pada e-surat yang ada di berkas dan belum tertera di lembar disposisi, setelah itu cetak disposisi, lalu scan berkas tersebut, kemudian hasil scan tersebut disimpan ke drive, setelah itu surat yang telah disimpan di drive dimasukkan kembali pada e-surat karena sudah tertera lembar disposisi.

Hasil Kegiatan:

Dokumentasi klasifikasi

Hasil kegiatan diatas merupakan hasil kegiatan klasifikasi arsip berdasarkan nomor klasifikasi, uraian isi informasi, dan tanggal arsip yang bertujuan untuk mempermudah temu kembali arsip.

        

Dokumentasi Alih Media dan Penyimpanan Digital

Hasil kegiatan diatas merupakan kegiatan alih media arsip berupa surat keluar, surat tugas, dan rekanan yang kemudian akan disimpan ke dalam Drive Bappeda agar seluruh staf Bappeda dapat mengakses arsip digital dengan mudah.

Dokumentasi Input E-Surat

Hasil kegiatan diatas merupakan proses input E-Surat yang sebelumnya sudah di alih mediakan, isi dari E-Surat tersebut meliputi nomor klasifikasi, perihal, tanggal, jenis arsip, jenis nomor klasifikasi, arsip ditujukan untuk siapa, asal surat, kota asal surat dan lampiran file dokumen. Kemudian setelah input kita diarahkan untuk mencetak hasil draf disposisi dan hasil cetaknya di gabung menjadi satu dokumen.

Dokumentasi Disposisi Arsip

Hasil dari kegiatan diatas merupakan proses disposisi arsip yang sudah ditanda tangani oleh pimpinan, yang nantinya arsip disebut di scan lagi dan hasil scan tersebut di tambahkan ke bagian lampiran file dokumen.

Kendala yang dihadapi:
Kurang teliti dalam melakukan proses input e-surat.

Solusi yang dilakukan:
Melakukan kroscek setelah menginput e-surat, apakah data yang diinput sudah sesuai atau belum.

Refleksi Pembelajaran:
Pada hari ketiga ini membuat kami jadi lebih memahami tentang pentingnya ketelitian dalam proses alih media, input e-surat, dan pengurutan arsip, serta menyadari bahwa kerja sama tim sangat berpengaruh terhadap kelancaran pekerjaan.