Logbook PKL Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-6)

 Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-6)

- Mei 5 2026

Tanggal : Selasa, 5 Mei 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan:

    Selasa, 5 Mei 2026 kami mahasiswa program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga melakukan kegiatan magang PKL di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur, kami diberikan tugas untuk Mengelola administrasi surat menggunakan sistem e-Surat dan TNDE. Pekerjaan yang dilakukan antara lain memasukkan surat masuk ke dalam e-Surat, serta mengarsipkan dokumen seperti SPT, data rekanan, dan surat keluar (misalnya surat undangan, konsultan perizinan, dan nota dinas) sesuai dengan jenisnya. Selain itu, juga memasukkan surat masuk ke dalam sistem TNDE dan mengurus disposisinya, mulai dari mengecek surat sampai diproses sesuai alur. File yang sudah disetujui kemudian diupload ke TNDE dengan memastikan datanya sudah lengkap, supaya nanti mudah dicari dan dicek kembali jika diperlukan.

Uraian Kegiatan:

Dokumentasi Input Data Surat Masuk di E-Surat

Kegiatan ini melakukan menginput data surat masuk ke dalam sistem e-Surat melalui komputer, dengan memasukkan informasi surat dan melengkapi data yang dibutuhkan sambil menyesuaikan dengan dokumen fisik yang ada.

Dokumentasi Input Surat Masuk ke TNDE

Kegiatan ini melakukan memasukkan surat masuk ke dalam sistem TNDE dengan mengisi data surat seperti nomor, tanggal, asal, dan perihal, lalu upload file suratnya. Dilakukan supaya surat bisa tercatat dengan rapi dan gampang diproses atau ditindaklanjuti.

Dokumentasi Menginput Surat Masuk Disposisi

Kegiatan ini melakukan mengurus disposisi surat masuk di TNDE, mulai dari cek surat sampai diproses sesuai arahan.

Dokumentasi Pemberkasan 

Kegiatan ini melakukan pemberkasan arsip surat keluar, surat perintah tugas,surat rekanan.Pemberkasan ini menyamakan tanggal bulan dan tahun.

Kendala : 

Selama kegiatan input data surat masuk di E-Surat mengalami kendala pada jaringan WIFI saat digunakan menginput data sering mengalami tidak stabil dan mengalami kendala ketika melakukan upload file sering terjadi upload ganda (double upload).

Solusi : 

Solusi dari kendala ini sementara yang sudah/ akan dilakukan yaitu dengan pengecekan perangkat maupun aplikasi yang digunakan untuk upload.

Refleksi Pembelajaran : 

Refleksi pembelajaran hari ke 4 ini, kami mendapatkan banyak pengalaman baru terutama dalam pengelolaan surat dan arsip digital. Kami belajar bagaimana proses administrasi surat ini dilakukan dengan menggunakan sistem E Surat dan TNDE, mulai dari memasukkan surat masuk, Mengarsipkan dokumen, sampai mengurus disposisi surat sesuai alur yang ada.