Logbook PKL Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-1)

 

Logbook PKL pada Badan Perencanaan dan Pembangunan  Daerah Prov. Jatim(Hari ke-1)

- April 27 2026

Tanggal                        : Senin, 27 April 2026

Instansi/Unit Kerja    : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota             :

    1. Alda Aprilia (443231030)

    2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)

    3. Hanifah Salsabila (443231038)

    4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan               :

    Pada hari Senin, 27 April 2026 kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Jawa Timur yang berlokasi di Jl. Pacar No. 8 Surabaya. Kegiatan pada hari pertama dimulai, kami dibagi menjadi dua tim kecil, Hani dan Atia tergabung dalam satu tim yang diberikan tugas untuk melakukan pencatatan atau notulensi selama kegiatan berlangsung. Kegiatan yang kami ikuti berupa zoom "Sosialisai dan Koordinasi Pengawasan Kearsipan Tahun 2026" sehingga kami dituntut untuk mampu memahami serta mencatat poin-poin penting yang disampaikan oleh narasumber. Setelah kegiatan tersebut selesai, hasil notulensi yang telah kami susun kemudian dikumpulkan dan diserakan kepada pembina magang, yaitu Ibu Amelia. Sedangkan untuk tim ke-2 yaitu Hayuna dan Alda juga mendapatkan tugas dari ibu Amelia selaku pembina PKL untuk mengikuti zoom yang sama, namun di waktu yang sama kami berdua juga mendapatkan tugas dari salah satu Arsiparis yaitu, Mbak Zera untuk mencatat nomor surat keluar pada buku kendali, dikarenakan sistem penomoran surat masih menggunakan cara manual.

    

Hasil Kegiatan                  :

                                Dokumentasi Kegiatan Zoom Sosialisasi Pengawasan Kearsipan

Hasil dari gambar diatas merupakan bukti kami mengikuti kegiatan Sosialisasi Pengawasan Kearsipan yang disampaikan langsung oleh Ibu Ade Septiana selaku Arsiparis Ahli Madya dari ANRI. Dalam rapat tersebut dijelaskannya dasar hukum pengawasan kearsipan, tujuan pelaksanaan pengawasan, aspek-aspek penilaian pengelolaan arsip dinamis, sumber daya kearsipan, serta tata cara penggunaan formulir dan instrumen ASKI sebagai alat bantu penilaian. Selain itu, juga dibahas pentingnya penyediaan bukti dukung berupa dokumentasi, daftar arsip, berita acara, serta dokumen pendukung lainnya dalam proses audit kearsipan. Pada akhir kegiatan juga dilakukan evaluasi terkait pelaksanaan pengawasan kearsipan, termasuk adanya keterlambatan dalam penyelesaian proses pengawasan sehingga diperlukan peningkatan koordinasi dan efektivitas pelaksanaan pengawasan kearsipan di setiap unit kerja.

Dokumentasi Hasil Notulensi Sosialisasi Pengawasan Kearsipan

Dokumen notulen rapat ini merupakan salah satu bukti penyelesaian tugas yang diberikan oleh Ibu Amelia selaku pembina magang, yaitu membuat notulen hasil kegiatan Sosialisasi Pengawasan Kearsipan. Kegiatan ini dilakukan dengan mencatat serta merangkum poin-poin penting yang disampaikan selama sosialisasi berlangsung, mulai dari dasar hukum pengawasan kearsipan, aspek penilaian pengawasan, hingga penggunaan instrumen ASKI dalam proses audit kearsipan.

Dokumentasi Pencatatan Nomor Surat Keluar

Pada kegiatan pencatatan nomor surat keluar ini, kami dituntut  untuk bekerja dengan teliti, rapi, dan cermat agar nomor surat yang dicatat sesuai dengan data yang ada agar tidak terjadi kesalahan maupun nomor ganda. melalui kegiatan ini, kami memperoleh pengalaman mengenai pentingnya administrasi surat menyurat yang tertib sebagai penunjang kelancaran kegiatan.

Dokumentasi Pemaparan Materi

Pada kegiatan ini kami diarahkan untuk mengikuti pemaparan materi yang dilaksanakan di Bappeda terkait pengelolaan arsip yang meliputi penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan. Disini kami juga dijelaskan terkait permasalahan arsip yang dihadapi oleh Bappeda.

Kendala yang dihadapi    :

    Pada hari pertama pelaksanaan PKL di bidang Sekretariat, kendala yang kami hadapi adalah kurang jelasnya pembagian jobdesk. Karena pada saat itu pimpinan arsiparis bappeda tidak hadir, sehingga tidak ada arahan langsung terkait tugas apa yang harus dikerjakan.

Solusi yang dilakukan      :

    Pada hari pertama pelaksanaan PKL di bidang Sekretariat, kendala yang kami hadapi adalah kurang jelasnya pembagian jobdesk. Karena pada saat itu pimpinan arsiparis bappeda tidak hadir, sehingga tidak ada arahan langsung terkait tugas apa yang harus dikerjakan.

Refleksi Pembelajaran     :

    Pada hari pertama PKL kami mendapatkan banyak pembelajaran, terutama pada saat pemaparan materi terkait pengelolaan arsip di Bappeda, selain itu melalui kegiatan pencatatan surat, kami dapat belajar mengenai proses penomoran surat secara manual. Kegiatan PKL pada hari pertama juga membantu meningkatkan ketelitian dan kemampuan memahami informasi dengan baik.