Logbook PKL Badan Perencanaan dan Pembangun Daerah Prov. Jatim (Hari ke-2)

Logbook PKL pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-2)

-April 28, 2026




Tanggal : Selasa, 28 April 2026

Instansi/Unit Kerja: Unit Kearsipan BAPPEDA

Nama Anggota :

Alda Aprilia (443231030)
Hayuna Adinda Widianti (443231036)
Hanifah Salsabila (443231038)
Athiyyah Khansa (443231039)






Uraian Kegiatan :

Selasa, 28 April 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Provinsi Jawa Timur yang berlokasi di Jl. Pacar No. 8 Surabaya. Kegiatan pada hari kedua, kami dibagi menjadi dua tim kecil, Hani dan Atia tergabung dalam satu tim yang diberikan tugas untuk melakukan klasifikasi arsip berdasarkan jenisnya, yaitu mengelompokkan dalam kategori surat keluar, surat tugas, dan berita acara dibantu oleh Hayuna, kemudian kami ditugaskan untuk melakukan input e-surat dan TND-e, selain itu kami juga diminta untuk melakukan alih media arsip seperti surat keluar, surat tugas, dan berita acara, hasil dari alih media tersebut nantinya akan disimpan ke dalam Drive Bappeda sebagai penyimpanan arsip digital. Sedangkan untuk tim ke-2 yaitu Hayuna dan Alda juga mendapatkan tugas dari Pak Edi untuk mempelajari penggunaan sistem TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik) dalam pengelolaan surat masuk dan keluar. Kegiatan yang dilakukan meliputi penelusuri surat keluar pada sistem TNDE, kemudian melakukan pengecekan terhadap kelengkapan surat, khususnya memastikan adanya tanda tangan dinyatakan sah. Selanjutnya, surat tersebut diunduh dari sistem TNDE dan disimpan kedalam folder pada komputer sesuai dengan penempatan yang jelas. Sistem TNDE terdapat berbagai macam jenis surat keluar seperti surat undangan, surat permohonan, pengajuan usulan dan lain-lainya. Selanjutnya, kami membuka website SRIKANDI untuk melakukan penginputan surat keluar. Pada tahap ini, data surat diinput sesuai dengan klasifikasi dan jenis surat, seperti Surat Perintah Tugas (SPT) maupun surat melalui TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik). Setiap informasi yang dibutuhkan diisi secara lengkap, mulai dari nomor surat, perihal isi surat, ringkasan surat, guna memastikan ketepatan administrasi dan kemudahan dalam proses pengarsipan serta diubah menjadi surat secara digital.

Hasil Kegiatan :

Dokumentasi Klasifikasi Arsip Berdasarkan Jenis

Hasil kegiatan diatas merupakan proses klasifikasi arsip berdasarkan surat keluar, surat tugas dan rekanan yang berupa berita acara.

Dokumentasi Input E-Surat

Hasil kegiatan diatas merupakan proses input E-Surat yang sebelumnya sudah di alih mediakan, isi dari E-Surat tersebut meliputi nomor klasifikasi, perihal, tanggal, jenis arsip, jenis nomor klasifikasi, arsip ditujukan untuk siapa, asal surat, kota asal surat dan lampiran file dokumen. Kemudian setelah input kita diarahkan untuk mencetak hasil draf disposisi dan hasil cetaknya di gabung menjadi satu dokumen.

Dokumentasi Input TND-E

Hasil dokumentasi diatas merupakan proses input TND-E yang meliputi nomor klasifikasi, isi informasi, tanggal, jenis arsip, jenis nomor klasifikasi, arsip ditujukan untuk siapa, asal surat, kota asal surat dan lampiran file dokumen.

Dokumentasi Input Surat Keluar SRIKANDI

Menginput naskah dinas keluar berupa surat tugas, surat undangan, dan surat permohonan melalui aplikasi SRIKANDI, dengan melengkapi data tujuan, verifikator, penandatangan, serta tanda tangan yang sudah elektronik.

Kendala:
    Kesulitan dalam mengerjakan tugas yang diberikan, khususnya pada saat melakukan input e-surat dan TND-e. Meskipun sebelumnya telah diberikan penjelasan terkait alur dan tata cara penggunaannya, namun saat praktik langsung masih terdapat beberapa bagian yang belum sepenuhnya dipahami. Kami juga mengalami kendala pada jaringan internet di Bappeda, sehingga sering kali terjadi error saat sedang menginput e-surat maupun TND-e.

Solusi:

    Bertanya langsung kepada arsiparis setiap kali menemukan hal yang kurang dipahami. Arsiparisnya juga langsung memberikan penjelasan secara rinci dan jelas, sehingga dapat membantu pemahaman kami dalam menginput e-surat dan TND-e. Untuk kendala jaringan internet solusinya dengan menunggu sampai jaringan stabil atau dengan menggunakan paket data.

Refleksi Pembelajaran:
    Kami jadi lebih memahami proses pengelolaan arsip, mulai dari klasifikasi, input e-surat, hingga penggunaan sistem TNDE dan SRIKANDI yang dikelola oleh Bappeda. Kami juga jadi memahami terkait pentingnya ketelitian dan pemahaman sistem agar pekerjaan dapat berjalan dengan efektif.