Logbook PKL Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-5)

 Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-5)

- 04 Mei 2026

Tanggal : Senin, 04 Mei 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan:

Senin, 4 April 2026 kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga melakukan kegiatan magang PKL di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur, kami diberikan tugas untuk melanjutkan alih media e-surat untuk surat keluar, yang meliputi surat tugas, surat keluar, dan surat rekanan ke dalam sistem. Setelah itu kami diberikan tugas berupa pemberkasan surat berdasarkan tanggal dan ditata ke dalam ordner, untuk proses penataan diordner kami perlu mengeplong arsip terlebih dahulu menggunakan alat perforator dan selanjutnya dimasukkan kedalam lemari arsip. Kemudian Hani dan Athiyyah diberikan tugas tambahan yaitu menginput surat dari TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik) ke dalam Srikandi.

Hasil Kegiatan:

Dokumentasi Input E-Surat

Hasil kegiatan diatas merupakan proses input e-surat yang meliputi surat keluar, surat tugas dan rekanan, saat melakukan proses input di e-surat hanya perlu mengisi nomor surat, tanggal, perihal, kepada siapa surat itu ditujukan, jenis surat, klasifikasi nomor surat, dan lampiran file.

Dokumentasi Pemberkasan Arsip

Kegiatan diatas merupakan proses pemberkasan surat berdasarkan tanggal, surat yang diberkaskan berupa surat tugas, surat keluar, dan surat rekanan. Setelah disusun berdasarkan tanggal ditata ke dalam ordner dan dimasukan dalam lemari arsip.

Dokumentasi Input Surat dari TNDE ke SRIKANDI 

Menginput naskah dinas keluar berupa surat tugas, surat undangan, dan surat permohonan melalui aplikasi SRIKANDI, dengan melengkapi data tujuan, verifikator, penandatangan, serta tanda tangan yang sudah elektronik.    

Kendala:

Selama kegiatan penginputan e-surat dan pemberkasan arsip, sejauh ini masih belum ditemukan adanya kendala. Proses tersebut berjalan dengan lancar karena sistem dapat digunakan dengan baik. Namun demikian, pada proses penginputan surat dari TNDE ke Srikandi masih terdapat hambatan berupa kinerja server yang lambat.

Solusi:

Menunggu hingga kinerja server kembali normal sehingga proses penginputan dapat berjalan dengan lancar.

Refleksi Pembelajaran:

Refleksi pembelajaran hari ke-5 ini dapat memberikan kami pemahaman tentang proses pengelolaan arsip, baik secara digital maupun manual. Kami belajar pentingnya ketelitian dalam penginputan e-surat dan pemberkasan arsip, serta memperoleh pengalaman menggunakan Srikandi secara langsung. Kegiatan ini juga dapat melatih kedisiplinan, tanggung jawab, dan keterampilan kearsipan.