Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-4)

Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-4)


- April 30 2026

Tanggal : Kamis, 30 April 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)


Uraian Kegiatan :

Kamis, 30 April 2026 kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga melakukan kegiatan magang PKL di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur, kami diberikan tugas untuk melakukan input e-surat untuk surat keluar, yang meliputi surat tugas, surat keluar, dan surat rekanan ke dalam sistem.

Selanjutnya, kami mengikuti kegiatan apel paripurna yang dilanjutkan dengan acara pemberian penghargaan “Best Karyawan”, dan memberikan penghargaan dan hadiah kepada karyawan yang akan pensiun. Pada kegiatan ini, kami diberi tugas untuk mendokumentasikan jalannya acara, baik dalam bentuk video. Setelah itu, hasil dokumentasi tersebut nantinya akan diedit. Hayuna bertanggung jawab untuk mengedit video kegiatan, yang nantinya akan diunggah ke Reels Instagram BAPPEDA Jawa Timur sebagai bentuk publikasi kegiatan.

Hasil Kegiatan :

Dokumentasi Input E-Surat

Hasil kegiatan diatas merupakan proses input e-surat yang meliputi surat keluar, surat tugas dan rekanan, saat melakukan proses input di e-surat hanya perlu mengisi nomor surat, tanggal, perihal, kepada siapa surat itu ditujukan, jenis surat, klasifikasi nomor surat, dan lampiran file.

Dokumentasi Mengikuti Kegiatan Apel Paripurna

Hasil kegiatan diatas merupakan kegiatan rapat paripurna dan acara pembagian best karyawan serta pelepasan karyawan yang telah pensiun dengan memberikan penghargaan dan hadiah, disana kami ditugaskan untuk melakukan proses dokumentasi berupa video.

Dokumentasi Proses Editing

Kegiatan diatas merupakan proses editing video yang diambil pada saat acara paripurna dan pembagian penghargaan best karyawan serta pelepasan karyawan yang telah pensiun. Proses editing menggunakan aplikasi capcut yang kemudian hasilnya akan di publikasikan ke reels Instagram Bappeda.

Kendala yang dihadapi :

Selama pelaksanaan kegiatan penginputan e-surat, sejauh ini tidak ditemukan kendala yang berarti. Proses input berjalan dengan lancar karena sistem dapat digunakan dengan baik dan pemahaman terhadap alur kerja sudah cukup jelas. Namun ada sedikit kendala dalam pelaksanaan tugas pembuatan vidio acara paripurna, yang dimana kami mengalami kendala revisi pada hasil vidio yang telah dibuat. Hal ini karena merupakan pengalaman pertama kami dalam membuat sekaligus mengedit vidio untuk acara resmi dan penting di perusahaan.

Solusi yang dilakukan :

Untuk mengatasi kendala tersebut, kami melakukan perbaikan secara bertahap dengan menerima masukan dan arahan dari pembina magang serta rekan kerja di Bappeda. Kami juga mempelajari kembali dari memperhatikan detail pada setiap revisi, maupun meningkatkan koordinasi dalam pembagian tugas selama proses pengerjaan. Dengan adanya revisi tersebut, kami memperoleh pengalaman baru dan pemahaman yang lebih baik mengenai proses pembuatan vidio formal untuk kegiatan Bappeda, sehingga hasil akhir vidio dapat diselesaikan dengan lebih maksimal dan sesuai dengan kebutuhan acara.

Refleksi Pembelajaran :

Refleksi pembelajaran hari ke-4 ini, kami jadi lebih paham alur penginputan e-surat dan pentingnya ketelitian dalam administrasi arsip. Selain itu, kami juga mendapat pengalaman dalam dokumentasi kegiatan dan melihat langsung proses publikasi konten di media sosial instansi. Kegiatan ini juga dapat membantu meningkatkan kemampuan teknis dan kerja sama tim.