Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-17)

 Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-17)

-Mei 2026

Tanggal : Jum'at, 22 Mei 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan:

Pada hari Jum’at, 23 Mei 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Pada kegiatan tersebut, kami ditugaskan untuk merapikan data Excel terkait pemusnahan arsip. Kegiatan yang dilakukan meliputi meng-hide arsip yang tidak diusulkan untuk dimusnahkan, kemudian melakukan penyortiran kembali terhadap arsip keuangan dan nonkeuangan. Arsip yang tidak berkaitan dengan keuangan diberi tanda warna merah sebagai penanda arsip yang akan dimusnahkan. Setelah proses penyortiran selesai, kami diajak menuju Record Center di lantai 3 untuk melihat secara langsung berkas-berkas yang akan dimusnahkan dan telah disimpan di dalam boks arsip. Kegiatan ini memberikan pemahaman kepada kami mengenai proses pemilihan hingga persiapan pemusnahan arsip sesuai prosedur yang berlaku.

Hasil Kegiatan:

Memberi Tanda Warna Merah pada Arsip yang Akan Dimusnahkan

Setelah proses penyortiran selesai, arsip nonkeuangan yang akan dimusnahkan diberi tanda warna merah pada file Excel. Pemberian tanda warna ini berfungsi sebagai penanda agar arsip yang telah lolos seleksi mudah dikenali saat dilakukan pengecekan ulang. Selain itu, tanda warna juga membantu mempermudah proses pengelolaan data arsip sebelum tahap pemusnahan dilaksanakan.

Kunjungan ke Record Center Lantai 3

Setelah menyelesaikan pengolahan data, kami diajak menuju Record Center di lantai 3 untuk melihat secara langsung arsip fisik yang akan dimusnahkan. Di sana kami melihat box arsip yang berisi dokumen-dokumen usul musnah yang telah disimpan dan dikelompokkan sesuai jenisnya. Kegiatan ini memberikan pemahaman kepada kami mengenai kondisi arsip fisik serta proses penyimpanan arsip sebelum dilakukan pemusnahan. Selain itu, kami juga dapat memahami keterkaitan antara data arsip digital di Excel dengan arsip fisik yang tersimpan di ruang Record Center.

Kendala:

Kendala pada kegiatan ini adalah kurangnya komunikasi antara arsiparis satu dengan yang lainya.

Solusi:

Untuk mengatasi kendala tersebut, diperlukan peningkatan komunikasi dan koordinasi antar arsiparis melalui penyampaian informasi yang lebih jelas, diskusi singkat sebelum pekerjaan dimulai.

Refleksi Kegiatan:

Kegiatan PKL di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur memberikan pengalaman dan pemahaman mengenai proses pengelolaan arsip sebelum dilakukan pemusnahan. Melalui kegiatan merapikan data Excel, menyortir arsip keuangan dan nonkeuangan, serta memberi tanda pada arsip yang akan dimusnahkan, kami belajar pentingnya ketelitian dan ketertiban dalam pengelolaan arsip. Selain itu, kunjungan ke Record Center menambah wawasan kami tentang proses penyimpanan arsip sebelum dimusnahkan sesuai prosedur yang berlaku. Kegiatan ini juga memberikan pengalaman kerja nyata dan meningkatkan pemahaman kami mengenai pengelolaan arsip yang sistematis dan sesuai ketentuan kearsipan.