Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-16)

Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-16)

-Mei 2026

Tanggal : Kamis, 21 Mei 2025

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan

Pada hari Kamis, 21 Mei 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Pada kegiatan tersebut, kami mendapatkan beberapa tugas yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dan administrasi persuratan di lingkungan sekretariat. Kegiatan yang diawali yakni dengan proses penyeleksian daftar arsip usul musnah pada bidang Perencanaan Evaluasi dan Pembangunan Daerah (RENDALEV) dan Ekonomi dan Sumber Daya Manusia. Kegiatan ini dilakukan dengan memeriksa serta menyeleksi arsip berdasarkan daftar usul musnah di Google Spreadsheet guna mengetahui arsip yang telah habis masa retensinya dan layak untuk diusulkan pemusnahan. Proses penyeleksian dilakukan secara teliti dengan mencocokkan data arsip, kode klasifikasi, tahun arsip, serta jenis dokumen sesuai ketentuan jadwal retensi arsip yang berlaku. Melalui kegiatan tersebut, kami memperoleh pemahaman mengenai tahapan penyusutan arsip dan pentingnya pengelolaan arsip inaktif agar penyimpanan arsip menjadi lebih efektif, tertata, dan efisien.

Selain melakukan penyeleksian arsip usul musnah, kami juga membantu proses pengelolaan arsip digital melalui aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Pada kegiatan tersebut, kami mendapatkan tugas untuk menginput data arsip dari website TNDE ke dalam sistem SRIKANDI sesuai dokumen yang telah tersedia. Proses input dilakukan dengan memasukkan informasi arsip secara lengkap dan teliti, seperti nomor surat, tanggal surat, perihal, asal surat, serta klasifikasi arsip agar data arsip dapat tersimpan dengan baik di dalam sistem digital. Kegiatan ini bertujuan untuk mendukung pengelolaan arsip elektronik yang lebih sistematis, terintegrasi, dan memudahkan proses pencarian arsip apabila diperlukan kembali di kemudian hari. Selanjutnya, Hani dan Athiyyah membantu dalam proses administrasi surat menyurat melalui sistem TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik). Pada kegiatan tersebut, kami mendapatkan tugas untuk menginput surat masuk ke dalam sistem TNDE-Admin. Proses input dilakukan dengan memasukkan data surat secara teliti dan sesuai dengan informasi yang tertera pada surat fisik maupun e-surat, sehingga surat dapat diproses lebih lanjut di dalam sistem. Surat yang telah diinput nantinya akan diteruskan kepada pimpinan maupun bidang terkait untuk proses disposisi sesuai isi dan tujuan surat tersebut.

Selain proses input surat masuk, Hayuna dan Alda juga mendapatkan tugas untuk melakukan disposisi surat pada sistem TNDE. Kegiatan disposisi dilakukan dengan meneruskan surat atau dokumen kepada bidang yang bersangkutan agar dapat segera ditindaklanjuti sesuai kebutuhan administrasi dan pelayanan di lingkungan sekretariat. Proses disposisi dilakukan dengan memperhatikan tujuan surat, isi surat, serta bidang yang terkait agar alur penyampaian informasi dapat berjalan dengan tepat dan efisien. Melalui kegiatan ini, kami memahami proses administrasi persuratan digital mulai dari penerimaan surat, penginputan data, hingga pendistribusian surat kepada pihak yang berkepentingan.

Hasil Kegiatan

Seleksi Arsip Usul Musnah

Kegiatan ini kami menyeleksi arsip usul musnah pada bidang RENDALEV dan ESDM telah dilaksanakan dengan memeriksa serta memilih arsip yang akan di usul musnah di Google Spreadsheet yang nantinya akan di blok warna merah. Melalui kegiatan ini, arsip yang telah habis masa retensinya dapat diidentifikasi untuk mendukung proses penyusutan arsip agar penyimpanan arsip menjadi lebih tertata dan efisien.

Menginput Arsip ke SRIKANDI

Kegiatan ini kami menginput arsip dari website TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik) ke dalam sistem SRIKANDI telah dilakukan dengan memasukkan data arsip secara lengkap dan teliti sesuai dokumen yang tersedia. Hasil dari kegiatan ini yaitu data arsip dapat tersimpan secara digital dan terintegrasi sehingga memudahkan proses pengelolaan serta temu kembali arsip di lingkungan BAPPEDA Provinsi Jawa Timur.

TNDE-Admin

Kegiatan penginputan surat masuk pada sistem TNDE-Admin telah dilaksanakan dengan memasukkan informasi surat sesuai data pada surat fisik maupun e-surat. Hasil dari kegiatan ini yaitu surat masuk dapat diproses lebih lanjut dalam sistem untuk mendukung kelancaran administrasi persuratan di lingkungan sekretariat.

TNDE-Disposisi

Kegiatan disposisi surat pada sistem TNDE telah dilakukan dengan meneruskan surat kepada bidang terkait sesuai isi dan tujuan surat. Hasil dari kegiatan ini yaitu kami dapat mempelajari proses dari pendistribusian surat menjadi lebih cepat, terarah, dan memudahkan tindak lanjut administrasi pada masing-masing bidang yang bersangkutan.

Kendala

Selama pelaksanaan kegiatan PKL pada hari tersebut, seluruh kegiatan dapat berjalan dengan baik dan lancar tanpa adanya kendala yang berarti. Proses penyeleksian arsip usul musnah, penginputan arsip ke SRIKANDI, penginputan surat masuk pada TNDE-Admin, serta disposisi surat pada TNDE dapat dilaksanakan sesuai arahan dan prosedur yang telah ditentukan.

Refleksi Kegiatan

Melalui kegiatan PKL yang dilaksanakan pada hari Kamis, 21 Mei 2026 di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur, kami memperoleh pengalaman dan pengetahuan baru mengenai pengelolaan arsip serta administrasi persuratan secara langsung di instansi pemerintahan. Kegiatan penyeleksian arsip usul musnah memberikan pemahaman kepada kami mengenai pentingnya proses penyusutan arsip sesuai jadwal retensi arsip agar penyimpanan dokumen menjadi lebih efektif dan teratur. Selain itu, kami juga memahami bahwa ketelitian sangat diperlukan dalam memeriksa data arsip untuk menghindari kesalahan dalam proses pengelolaan arsip.

Melalui kegiatan penginputan arsip ke dalam sistem SRIKANDI dan pengelolaan surat pada TNDE, kami semakin memahami perkembangan sistem kearsipan digital yang diterapkan di lingkungan pemerintahan. Kegiatan tersebut memberikan pengalaman mengenai proses administrasi surat menyurat secara elektronik, mulai dari penginputan surat hingga disposisi kepada bidang terkait. Dari seluruh kegiatan yang dilakukan, kami belajar untuk meningkatkan ketelitian, tanggung jawab, kerja sama, serta kemampuan beradaptasi dalam lingkungan kerja profesional.