Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-12)

Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-12)
- Mei 13 2026

Tanggal : Rabu, 13 Mei 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)


Uraian Kegiatan :

Pada hari Rabu, 13 Mei 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Pada kegiatan tersebut, kami mendapatkan beberapa tugas yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dan administrasi perkantoran di bidang sekretariat. Kegiatan diawali dengan proses pemberkasan arsip, yaitu mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori tahun, bulan, tanggal, serta jenis surat. Arsip tersebut dipilah sesuai jenisnya, seperti surat masuk, surat keluar, SPT (Surat Perintah Tugas) dan surat rekanan. Setelah dilakukan pengelompokan, seluruh dokumen kemudian disusun secara rapi ke dalam ordner sesuai klasifikasi agar lebih mudah ditemukan kembali saat diperlukan. Arsip yang telah diberkaskan selanjutnya disimpan ke dalam lemari arsip sekretariat sebagai bentuk penataan arsip aktif agar penyimpanan dokumen menjadi lebih tertata, sistematis, dan memudahkan proses temu kembali arsip.

Selain melakukan kegiatan pemberkasan arsip, kami juga membantu proses administrasi digital melalui sistem TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik). Pada kegiatan tersebut, Athiyyah mendapatkan tugas dari Ibu Amel selaku pembina magang untuk menginput surat masuk di E-surat ke dalam sistem TNDE atau bisa disebut dengan TNDE-Admin. Proses input dilakukan dengan memasukkan data surat secara teliti dan sesuai dengan informasi yang tertera pada surat, sehingga surat dapat diproses lebih lanjut dalam sistem. Surat yang telah diinput nantinya akan diteruskan untuk proses disposisi kepada atasan maupun bidang terkait sesuai isi dan tujuan surat tersebut. Selanjutnya, Hayuna dan Alda mendapatkan tugas untuk melakukan disposisi surat atau dokumen yang terdapat pada sistem TNDE. Kegiatan disposisi dilakukan dengan meneruskan surat kepada bidang yang bersangkutan agar dapat segera ditindaklanjuti sesuai kebutuhan administrasi dan pelayanan di lingkungan sekretariat. Melalui kegiatan tersebut, kami memperoleh pengalaman mengenai pengelolaan arsip konvensional maupun digital, serta memahami alur administrasi surat menyurat di instansi pemerintahan secara langsung.

Selain kegiatan yang dilakukan selama pelaksanaan PKL, kami juga diberikan tugas tambahan selama masa liburan yang dikerjakan secara berkelompok, dimana setiap kelompok terdiri dari dua orang mahasiswa. Kelompok Hani dan Atia diberikan tugas untuk mendata monitoring layanan permohonan informasi yang terdapat pada sistem e-Surat. Kegiatan tersebut dilakukan dengan mengecek dan mencatat data layanan permohonan informasi mulai dari tahun 2025, yaitu dari bulan Januari hingga Desember, kemudian dilanjutkan dengan pendataan pada tahun 2026. Sementara itu, kelompok Hayuna dan Alda diberikan tugas untuk melakukan pendataan tambahan eksternal ke dalam Microsoft Excel. Data yang dicatat meliputi berbagai kegiatan eksternal yang berkaitan dengan instansi, seperti kegiatan magang di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur maupun workshop atau kegiatan lain yang diselenggarakan oleh pihak eksternal.

Hasil Kegiatan :


                                       

Pemberkasan Surat

Pada kegiatan ini, kami ditugaskan untuk melakukan proses pemberkasan arsip dengan cara mengelompokkan dan menyusun dokumen sesuai dengan kategori tanggal, bulan, tahun, dan nomor surat serta jenis arsipnya. Arsip yang diberkaskan meliputi beberapa jenis dokumen, seperti surat tugas, surat keluar, serta dokumen rekanan yang dimiliki oleh bidang sekretariat. Setelah seluruh arsip diklasifikasikan berdasarkan kategori tersebut, dokumen kemudian dimasukkan ke dalam ordner sesuai jenis dan urutan arsipnya. Selanjutnya, ordner yang telah berisi arsip disimpan kembali ke dalam lemari arsip sekretariat dengan urutan berdasarkan bulan dan tahun penyimpanan. Kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan sistem penyimpanan arsip yang tertata, memudahkan proses temu kembali arsip, serta menjaga dokumen agar tetap terorganisir dengan baik.

TNDE Admin

Kegiatan yang dilakukan pada gambar di atas yaitu melakukan proses input data surat masuk dari sistem e-Surat ke dalam sistem TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik) atau yang biasa disebut dengan TNDE Admin. Proses ini dilakukan dengan memeriksa dan memastikan seluruh informasi surat telah terisi secara lengkap, tepat, dan sesuai dengan isi surat yang diterima. Data yang diinput meliputi nomor klasifikasi surat, perihal surat, tanggal surat, asal surat, serta jenis surat agar informasi yang tersimpan di dalam sistem dapat tersusun secara sistematis dan mudah ditelusuri kembali. Selain itu, kegiatan input surat ke dalam TNDE Admin juga bertujuan untuk mendukung kelancaran proses administrasi surat menyurat di lingkungan instansi, karena surat yang telah diinput nantinya akan diproses lebih lanjut untuk disposisi kepada pimpinan maupun bidang terkait.

Disposisi Surat di TNDE

Pada kegiatan ini, kami ditugaskan untuk melakukan proses disposisi arsip melalui website TND-E (Tata Naskah Dinas Elektronik). Kegiatan disposisi dilakukan sebagai bagian dari proses administrasi surat agar dokumen yang masuk dapat diteruskan kepada pihak atau bidang terkait sesuai dengan isi dan tujuan surat tersebut. Proses ini diawali dengan menginput file arsip atau surat yang sebelumnya telah tersedia pada sistem e-Surat ke dalam website TND-E untuk diproses lebih lanjut secara elektronik. Setelah file berhasil diinput, langkah selanjutnya yaitu mengisi kolom tujuan disposisi dengan bidang atau pihak yang akan menerima tindak lanjut surat tersebut. Selain itu, kami juga mengisi bagian isi disposisi yang memuat arahan, informasi, maupun instruksi terkait penanganan surat agar dapat dipahami oleh penerima disposisi.

Kendala :

Kendala yang dihadapi tidak terdapat kendala yang berarti. Seluruh kegiatan dapat berjalan dengan lancar sesuai arahan dan pembagian tugas yang diberikan, sehingga tidak diperlukan solusi khusus dalam pelaksanaannya. Namun, pada kegiatan hari tersebut yaitu yang seharusnya hari kami untuk pelaksanaan kegiatan pencarian arsip yang akan dimusnahkan di record center tidak dapat dilakukan sesuai rencana. Hal tersebut dikarenakan pembina magang tidak dapat hadir sehingga proses pengarahan dan pendampingan kegiatan tidak jadi dilaksanakan. Sebagai pengalihan kegiatan, kami kemudian diberikan tugas lain yang masih berkaitan dengan administrasi dan pengelolaan arsip di bidang sekretariat.

Refleksi Pembelajaran :

Melalui kegiatan PKL yang telah dilakukan, kami belajar mengenai proses pemberkasan arsip, pengelompokan dokumen berdasarkan klasifikasi tertentu, hingga penggunaan sistem digital seperti e-Surat dan TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik). Kegiatan tersebut memberikan pemahaman bahwa pengelolaan arsip yang tertata dan sistematis sangat penting untuk mendukung kelancaran administrasi serta mempermudah proses temu kembali dokumen. Selain itu, kami juga memperoleh pengalaman dalam bekerja sama secara tim, meningkatkan ketelitian dalam menginput data maupun melakukan disposisi surat, serta melatih tanggung jawab dalam menyelesaikan tugas yang diberikan.