Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-15)

Tanggal                     : Rabu, 20 Mei 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota        :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan:

Pada hari Rabu , 20 Mei 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Kami ditugaskan untuk melakukan input e-surat keluar yang meliputi surat tugas, surat undangan, dan surat rekanan dengan memastikan kelengkapan data surat sebelum diinput ke sistem. Selain itu, kami juga ditugaskan untuk melakukan input TNDE surat keluar ke website SRIKANDI sebagai bagian dari pengelolaan administrasi persuratan elektronik. Kegiatan lainnya yaitu melakukan seleksi arsip yang akan dimusnahkan melalui spreadsheet dengan menyesuaikan jenis arsip dan jadwal retensi arsip yang berlaku, karena Bappeda belum melakukan penyusutan arsip sama sekali, nantinya setelah diseleksi melalui spreadsheet datanya akan diserahkan ke bidang-bidang untuk pemeriksaan lebih lanjut. Pada akhir kegiatan, kami mengikuti Zoom mengenai Tata Kelola Penyusutan Arsip Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur guna menambah pemahaman terkait proses penyusutan dan pemusnahan arsip sesuai ketentuan kearsipan. Selain itu, kami juga ditugaskan untuk melakukan input e-surat ke TNDE admin dengan cara mengcopy seluruh data yang terdapat pada e-surat ke sistem TNDE admin. Data yang dipindahkan meliputi nomor surat, perihal surat, tanggal surat, tujuan surat, serta lampiran surat yang diperlukan. Kami juga ditugaskan untuk melakukan disposisi surat di TNDE admin dengan cara mengupload file disposisi ke dalam sistem TNDE, kemudian mengisi tujuan surat serta tindakan isi surat sesuai arahan yang diberikan. Pada proses ini, kami memastikan file disposisi yang diunggah sudah sesuai dengan surat yang diproses dan tujuan disposisi telah ditujukan kepada bidang atau pihak terkait.

Hasil Kegiatan:

Dokumentasi Input Surat Keluar

Pada kegiatan diatas merupakan kegiatan input e surat keluar yang meliputi surat tugas, rekanan, undangan, surat kuasa dll. Tahapannya meliputi input nomor surat, tanggal surat, perihal, kepada siapa surat dituju, jenis suratnya termasuk surat undangan, surat tugas, rekanan, atau surat biasa, selanjutnya input klasifikasi surat dan isi surat diisi sama dengan perihal, terakhir melakukan input file surat di attechment.

Dokumentasi Tnde Surat Keluar ke Srikandi

Menginput naskah dinas keluar berupa surat tugas, surat undangan, dan surat permohonan melalui aplikasi SRIKANDI, dengan melengkapi data tujuan, verifikator, penandatangan, serta tanda tangan yang sudah elektronik.

Dokumentasi Seleksi Arsip yang akan Dimusnahkan

Pada gambar diatas merupakan tahapan seleksi arsip usul musnah. Kami ditugaskan untuk memilah arsip yang akan dimusnahkan dengan mengubah data menjadi warna merah, setelah selesai diseleksi data spreadsheet akan diserahkan ke tiap bidang untuk diperiksa lebih lanjut.

Dokumentasi Zoom Tata Kelola Penyusutan Arsip

Mengikuti zoom meeting terkait tata kelola penyusutan arsip perangkat daerah di lingkungan pemerintah provinsi Jawa Timur, yang nantinya hasil zoom akan di notulensi sebagai bahan pembelajaran bersama.

Dokumentasi Input Data E-Surat ke TNDE Admin

Pada kegiatan tersebut kami ditugaskan untuk menginput data e-surat ke tnde admin, dengan cara mengcopy seluruh data yang ada di e-surat ke tnde admin agar bisa dilanjut ke tahap disposisi arsip.

Dokumentasi Input E-Surat ke TNDE Disposisi

Pada kegiatan tersebut kami ditugaskan untuk melakukan disposisi arsip dengan cara membuka surat masuk dan mendownload file dengan nomer agenda yang nantinya file tersebut harus disimpan di folder khusus disposisi, setelah itu, membuka tnde yang belum melakukan disposisi, dengan cara upload file disposisi dan menginput kepada siapa surat dituju dan surat tersebut nantinya akan diapakan, contoh nya akan di tindak lanjut, koordinasi atau ditelaah.

Kendala:
Terjadi error pada website SRIKANDI karena website banyak digunakan.

Solusi:
Belum tersedianya solusi.

Refleksi Kegiatan:

Dari kegiatan yang telah dilakukan, kami memperoleh pemahaman mengenai pentingnya ketelitian dalam pengelolaan persuratan elektronik, mulai dari input e-surat, input TNDE, hingga disposisi surat pada sistem SRIKANDI. Kami juga memahami bahwa setiap data surat harus diinput secara lengkap dan sesuai agar administrasi berjalan tertib dan memudahkan pencarian arsip kembali. Selain itu, melalui kegiatan seleksi arsip dan Zoom Tata Kelola Penyusutan Arsip, kami memahami pentingnya proses penyusutan arsip sesuai jadwal retensi arsip yang berlaku agar pengelolaan arsip menjadi lebih efektif, tertata, dan sesuai prosedur kearsipan di lingkungan pemerintahan.