Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-19)

Tanggal                        : Selasa, 26 Mei 2026

Instansi/Unit Kerja    : Unit Kearsipan Bappeda
Nama Anggota            :
1. Alda Aprilia                      (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti  (443231036)
3. Hanifah Salsabila              (443231038)
4. Athiyyah Khansa              (443231039)

Uraian Kegiatan:

Pada hari Jum’at, 26 Mei 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Pada kegiatan tersebut kami ditugaskan untuk melakukan alih media arsip pada bagian sekretariat BAPPEDA yang meliputi surat keluar, surat tugas, dan surat rekanan dengan cara memindai dokumen menjadi file PDF, kemudian menyimpannya ke dalam folder sesuai jenis surat, bidang, tahun, dan bulan. Selain itu, kami juga melakukan input e-surat melalui website e-surat dengan melengkapi data surat seperti nomor klasifikasi, tanggal surat, perihal, tujuan surat, dan file PDF surat.

Kegiatan lainnya yaitu melakukan input TNDE surat masuk, TNDE surat keluar, dan TNDE disposisi dengan memindahkan data surat dari sistem E-Surat ke dalam TNDE serta memastikan kelengkapan data dan tujuan disposisi sebelum surat diteruskan kepada bidang terkait. Kami juga melakukan input arsip ke website SRIKANDI agar arsip dapat tersimpan secara digital dan terintegrasi. Selain itu, dilakukan klasifikasi arsip berdasarkan jenis surat serta penyimpanan arsip menggunakan odner dan lemari arsip sesuai jenis dan periode arsip untuk memudahkan pengelolaan dan temu kembali arsip.

Hasil Kegiatan:

Dokumentasi Alih Media

Disini kami ditugaskan untuk melakukan alih media arsip yang ada pada bagian sekretariat Bappeda, arsip tersebut meliputi surat keluar, surat tugas dan surat rekanan. Proses alih media arsip dilakukan dengan cara meletakkan kertas pada mesin yang terhubung pada komputer, setelah itu file akan otomatis tersimpan dalam bentuk pdf. Kemudian file pdf tersebut akan dipindah ke berbagai folder sesuai dengan jenis surat yang meliputi surat keluar, nota dinas, spt, dan rekanan. Didalamnya juga akan dibagi lagi sesuai dengan bidang, tahun dan bulan.

Dokumentasi Input E-Surat

Kami juga ditugaskan untuk melakukan input e-surat bidang sekretariat Bappeda. Surat tersebut diterima via WhatsApp dan juga Email, kemudian akan diinput pada website e-surat yang meliputi input nomor klasifikasi, tanggal surat, perihal, jenis surat, pemilihan jenis keamanan, kepada siapa surat dituju, alamat surat, dan file pdf surat.

Dokumentasi Input TNDE Surat Masuk

Pada kegiatan ini dilakukan proses memasukkan data surat masuk dari sistem E-Surat ke dalam sistem TNDE Admin. Kegiatan ini dilakukan dengan mengecek kembali isi dan kelengkapan data surat agar sesuai dengan surat yang diterima. Data yang diinput meliputi nomor surat, tanggal surat, asal surat, perihal surat, klasifikasi surat, serta tujuan disposisi. Setelah seluruh data terisi dengan benar, surat kemudian diproses di dalam sistem agar dapat diteruskan kepada pimpinan atau bidang terkait. Kegiatan ini bertujuan untuk membantu proses administrasi persuratan agar lebih rapi, tertata, dan mudah dicari kembali saat dibutuhkan.

Dokumentasi Input TNDE Surat Keluar

Setelah melakukan input tnde surat masuk, kami ditugaskan untuk melakukan input tnde surat keluar yang terhubung dengan website e-surat. Nantinya proses input hanya tinggal mengcopy isi dari e-surat untuk dikirim ke tiap bidang dan atasan dan dilihat apakah surat tersebut sudah ditanda tangani atau belum.

Dokumentasi Input TNDE Disposisi

Disini kami melakukan proses disposisi surat menggunakan sistem TNDE Disposisi. Proses dimulai dengan mengambil data surat disposisi dari aplikasi E-Surat, kemudian menginput kembali surat tersebut ke dalam sistem TNDE sesuai tujuan disposisi yang telah ditentukan. Selain itu, dilakukan pengecekan isi disposisi, tujuan bidang, serta file pendukung agar surat dapat diteruskan kepada pihak terkait dengan tepat. Kegiatan ini bertujuan untuk membantu proses administrasi surat menyurat agar lebih tertata, mudah dipantau, dan mempercepat penyampaian informasi kepada bidang yang dituju.

Dokumentasi Input Surat pada Web Srikandi

Pada kegiatan ini kami ditugaskan untuk menginput arsip dari website TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik) ke dalam sistem SRIKANDI telah dilakukan dengan memasukkan data arsip secara lengkap dan teliti sesuai dokumen yang tersedia. Hasil dari kegiatan ini yaitu data arsip dapat tersimpan secara digital dan terintegrasi sehingga memudahkan proses pengelolaan serta temu kembali arsip di lingkungan BAPPEDA Provinsi Jawa Timur.

Dokumentasi Klasifikasi Arsip

Pada kegiatan ini kami melakukan klasifikasi arsip berdasarkan jenis suratnya yang meliputi surat keluar (undangan, surat kuasa, surat cuti dll), surat tugas, rekanan (berita acara, surat perjanjian, dll). Setelah dibagi perjenis arsip akan dibagi lagi sesuai dengan tanggal, bulan dan tahunnya.

     

Dokumentasi Penyimpanan pada Odner dan Lemari Arsip

Setelah melakukan klasifikasi, Bappeda melakukan penyimpanan arsip melalui Odner dan nantinya akan disimpan di lemari arsip berdasarkan bulan dan jenis suratnya.

Kendala:
Tidak ada

Refleksi Pembelajaran:

Melalui kegiatan ini, kami memperoleh pembelajaran mengenai pentingnya ketelitian, dan tanggung jawab dalam pengelolaan administrasi persuratan. Kami juga memahami proses pengelolaan surat secara digital melalui sistem E-Surat, TNDE, dan SRIKANDI mulai dari input data, disposisi, hingga penyimpanan arsip yang ada di Bappeda. Selain itu, kegiatan ini menambah kemampuan kami dalam melakukan klasifikasi, alih media, dan penyimpanan arsip secara sistematis sehingga arsip lebih tertata dan mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.