Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-8)

Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-8)

- Mei 7 2026

Tanggal : Kamis, 7 Mei 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)


Uraian Kegiatan :

Pada hari kamis 5 Mei 2026, mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA). Pada kegiatan hari tersebut, mahasiswa dibagi menjadi dua tim kecil dengan tugas yang berbeda. Tim pertama yang terdiri dari Hani dan Atia diberikan tugas untuk merapikan data arsip inaktif pada setiap bidang di Google Spreadsheet. Kegiatan ini dilakukan untuk mendata serta menghitung jumlah arsip yang akan diajukan untuk usul musnah arsip, yang nantinya akan dilakukan persetujuan pada setiap bidang apakah arsip tersebut musnah atau masih dibutuhkan.

Sementara itu, tim kedua yang terdiri dari Hayuna dan Alda melaksanakan kegiatan penginputan surat masuk ke dalam sistem e-surat Bappeda serta pembuatan lembar disposisi yang akan diserahkan kepada Bapak Inung untuk melakukan pengecekan dan dicetak kembali. Selain itu, tim juga melanjutkan kegiatan penginputan surat masuk dari sistem e-surat ke dalam TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik). Kegiatan tersebut meliputi penelusuran surat masuk pada sistem e-surat, penginputan data surat masuk ke TNDE, serta pengecekan kelengkapan informasi surat, seperti nomor surat, perihal, dan ringkasan isi surat. Kegiatan ini dilakukan untuk memastikan ketepatan administrasi serta mendukung proses pengarsipan surat secara digital.

Hasil Kegiatan :

Menginput e-surat ke TNDE

Kegiatan yang dilakukan pada gambar diatas yaitu menginput data surat masuk dari sistem e-surat ke dalam TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik) dengan memastikan seluruh informasi surat, seperti nomor klasifikasi surat, perihal tanggal surat, asal surat, dan jenis surat yang telah terisi dengan lengkap dan sesuai guna mendukung tertib administrasi serta pengelolaan arsip digital.

Mendata dan Mengedit Daftar Arsip Usul Musnah

Kegiatan yang dilakukan yaitu mendata dan mengedit daftar arsip usul musnah dengan memeriksa kembali data arsip, menyesuaikan dan menjumlah data arsip yang akan dimusnahkan, serta memperbaiki informasi yang diperlukan agar data arsip yang akan diajukan untuk pemusnahan tersusun secara rapi, lengkap, dan sesuai prosedur kearsipan.

Menginput surat masuk ke e-surat dan di disposisi

Kegiatan yang dilakukan yaitu menginput surat masuk ke dalam sistem e-surat dengan melengkapi data administrasi surat secara tepat dan sesuai. Selain itu, dilakukan juga pembuatan lembar disposisi untuk memudahkan proses tindak lanjut dan distribusi surat kepada pihak terkait.

Kendala :

Selama pelaksanaan kegiatan PKL pada hari tersebut, tidak terdapat kendala yang berarti. Seluruh kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar sesuai dengan arahan yang diberikan oleh pembimbing maupun arsiparis di Bappeda. Namun, Bappeda berencana untuk melakukan pemusnahan arsip, tetapi proses tersebut masih belum pernah dilaksanakan sebelumnya sehingga masih membutuhkan referensi dan pemahaman terkait tahapan pemusnahan arsip yang sesuai dengan prosedur kearsipan. Selain itu, proses pemusnahan arsip dinilai cukup rumit dan membutuhkan waktu yang panjang, karena harus melalui persetujuan dari berbagai bidang serta atasan terkait arsip yang akan dimusnahkan. Pelaksanaan pemusnahan arsip juga diperlukan pembentukan tim khusus, sementara jumlah anggota tim yang tersedia masih terbatas.

Solusi :

Solusi yang dapat dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut yaitu dengan mencari dan mempelajari referensi mengenai prosedur pemusnahan arsip berdasarkan peraturan kearsipan yang berlaku. Selain itu, diperlukan koordinasi dan komunikasi yang lebih intensif antar bidang agar proses persetujuan dapat berjalan lebih efektif.

Refleksi Pembelajaran :

Melalui kegiatan ini, kami memahami bahwa proses pemusnahan arsip memerlukan tahapan yang panjang, ketelitian, serta kerja sama antar bidang agar pelaksanaannya sesuai prosedur. Kami juga memperoleh pengalaman dan pengetahuan baru mengenai pentingnya pengelolaan arsip serta koordinasi dalam proses administrasi kearsipan.