Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-7)

Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-7)

- Mei 6 2026

Tanggal: Rabu, 6 Mei 2026
Instansi/Unit Kerja: Unit Kearsipan Bappeda
Nama Anggota:

    1. Alda Aprilia (443231030)
    2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
    3. Hanifah Salsabila (443231038)
    4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan

Senin, 6 Mei 2026 kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga melakukan kegiatan magang PKL di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur, kami ditugaskan untuk melakukan pemberkasan arsip sesuai klasifikasi tanggal dan jenis arsip agar penyusunan arsip menjadi lebih rapi dan mudah dicari kembali saat dibutuhkan. Selain itu, kami juga melakukan penginputan hasil e-surat ke dalam website TND-e sebagai bagian dari pengelolaan administrasi surat secara digital. Kami juga mendapat tugas untuk menginput file disposisi surat masuk ke TND-e guna membantu proses pengarsipan surat masuk agar lebih tertata. Selain itu, kami ditugaskan membuat spreadsheet arsip musnah untuk mendata arsip yang sudah masuk ke dalam daftar arsip yang akan dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku.

Hasil Kegiatan

Dokumentasi input e-surat ke tnd-e

Pada kegiatan ini kami ditugaskan untuk melakukan disposisi arsip pada website tnd-e, kegiatan ini meliputi input file arsip yang ada di e-surat ke website tnd-e, kemudian mengisi kolom tujuan disposisi, dan isi disposisi.

Dokumentasi berita acara

Pada kegiatan ini kami ditugaskan untuk mengubah beberapa tulisan yang ada pada template berita acara yakni mengubah tulisan perbidangnya.

Dokumentasi spreadsheet

Pada kegiatan ini kami ditugaskan untuk mengubah file daftar arsip musnah menjadi google spreadsheet dan merapikan format yang kurang rapi.

Dokumentasi pemberkasan arsip

Pada kegiatan ini kami ditugaskan untuk melakukan pemberkasan sesuai dengan tanggal dan jenis arsip yang meliputi arsip surat tugas, surat keluar, dan rekanan, setelah diklasifikasikan berdasarkan hal tersebut, arsip akan diletakkan ke dalam odner dan kemudian diletakkan kembali ke dalam lemari arsip.

Kendala

Saat melakukan disposisi, kami kesulitan dalam mencari arsip yang belum melakukan disposisi, karena pencariannya dilakukan secara manual, sehingga memakan waktu.

Solusi

Solusi dari permasalahan ini sebenarnya belum ada, dan kami masih mencari arsip yang belum di disposisi secara manual.

Refleksi Pembelajaran

Refleksi pembelajaran hari ke 5 kami jadi belajar terkait format-format berita acara, dan format isi daftar arsip musnah yang akan dilakukan BAPPEDA, karena instansi tersebut akan melakukan pemusnahan arsip dalam waktu dekat.