Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-9)

 Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-9)

- Mei 9 2026

Tanggal : Kamis, 9 Mei 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan:

Jum’at, 8 Mei 2026 kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga melakukan kegiatan magang PKL di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur, Kami diberi tugas untuk menginput surat keluar dan surat perintah tugas bulan mei dari TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik). Dokumen- dokumen tersebut terlebih dahulu disimpan ke dalam folder dan diberi nama sesuai nomor urut surat yang ada di sistem TNDE serta perihal surat. Setelah proses penyimpanan selesai, langkah selanjutnya yaitu menginput surat tersebut ke dalam sistem SRIKANDI. Dalam kegiatan ini, kami dituntut untuk bekerja dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan dalam penginputan data surat. Selanjutnya Athiyyah mendapat tugas tambahan dari ibu Amel selaku pembina, yaitu dari e-surat ke dalam sistem TNDE. Kegiatan tersebut dapat menambah pengalaman dalam penggunaan aplikasi administrasi persuratan elektronik serta menambah pemahaman mengenai pentingnya ketelitian, kerapian, dan tanggung jawab dalam pengelolaan arsip digital.

Hasil Kegiatan:

Dokumentasi Input Surat dari TNDE ke SRIKANDI 

Menginput naskah dinas keluar berupa surat tugas, surat undangan, dan surat permohonan melalui aplikasi SRIKANDI, dengan melengkapi data tujuan, verifikator, penandatangan, serta tanda tangan yang sudah elektronik. 

Menginput e-surat ke TNDE

Kegiatan yang dilakukan pada gambar diatas yaitu menginput data surat masuk dari sistem e-surat ke dalam TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik) dengan memastikan seluruh informasi surat, seperti nomor klasifikasi  surat, perihal tanggal surat, asal surat, dan jenis surat yang telah terisi dengan lengkap dan sesuai guna mendukung tertib administrasi serta pengelolaan arsip digital.

Kendala:

Kendala yang kami hadapi adalah pada saat penginputan surat dari TNDE ke Srikandi masih terdapat hambatan berupa kinerja server yang lambat.

Solusi:

Menunggu hingga kinerja server kembali normal sehingga proses penginputan dapat berjalan dengan lancar.

Refleksi Pembelajaran:

Refleksi kegiatan hari ke-9 ini, kami belajar mengelola surat dinas berbasis digital melalui sistem SRIKANDI dan TNDE. Kegiatan ini melatih ketelitian, kedisiplinan, dan tanggung jawab dalam penginputan. Selain itu, kami juga memperoleh pemahaman mengenai pentingnya teknologi dalam administrasi persuratan.