Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-14)

 Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-14)

- Mei 19 2026

Tanggal : Selasa, 19 Mei 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Pada hari Selasa, 19 Mei 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Pada kegiatan kali ini, kami membagi tugas masing - masing Hanifa bertugas melakukan disposisi surat melalui aplikasi TNDE serta menginput Surat Tugas ke dalam website E-Surat pada bagian surat keluar. Athiyyah membantu proses administrasi TNDE dari E-Surat ke TNDE dan juga menginput surat keluar serta nota dinas ke dalam aplikasi E-Surat. Selanjutnya, Alda dan Hayuna bertugas menyimpan surat keluar pada aplikasi TNDE untuk kemudian diinput ke aplikasi Srikandi. Selain itu, kami turut membantu dalam pembuatan konten dengan tema Hari Kebangkitan Nasional. 

DOKUMENTASI TNDE DISPOSISI

Pada kegiatan ini dilakukan proses disposisi surat menggunakan sistem TNDE. Proses dimulai dengan mengambil data surat disposisi dari aplikasi E-Surat, kemudian menginput kembali surat tersebut ke dalam sistem TNDE sesuai tujuan disposisi yang telah ditentukan. Selain itu, dilakukan pengecekan isi disposisi, tujuan bidang, serta file pendukung agar surat dapat diteruskan kepada pihak terkait dengan tepat. Kegiatan ini bertujuan untuk membantu proses administrasi surat menyurat agar lebih tertata, mudah dipantau, dan mempercepat penyampaian informasi kepada bidang yang dituju.

 DOKUMENTASI TNDE ADMIN 

Pada kegiatan ini dilakukan proses memasukkan data surat masuk dari sistem E-Surat ke dalam sistem TNDE Admin. Kegiatan ini dilakukan dengan mengecek kembali isi dan kelengkapan data surat agar sesuai dengan surat yang diterima. Data yang diinput meliputi nomor surat, tanggal surat, asal surat, perihal surat, klasifikasi surat, serta tujuan disposisi. Setelah seluruh data terisi dengan benar, surat kemudian diproses di dalam sistem agar dapat diteruskan kepada pimpinan atau bidang terkait. Kegiatan ini bertujuan untuk membantu proses administrasi persuratan agar lebih rapi, tertata, dan mudah dicari kembali saat dibutuhkan.

DOKUMENTASI INPUT SURAT KELUAR dan NOTA DINAS 

Pada kegiatan ini dilakukan proses penginputan surat keluar dan nota dinas ke dalam aplikasi E-Surat. Kegiatan dilakukan dengan memeriksa kelengkapan data surat, seperti nomor surat, tujuan surat, perihal, serta lampiran sebelum diinput ke dalam sistem. Setelah data terisi dengan benar, surat kemudian disimpan agar dapat diproses dan didistribusikan sesuai kebutuhan instansi. Kegiatan ini bertujuan untuk membantu administrasi persuratan agar lebih rapi, terorganisir, dan mudah diakses kembali saat diperlukan.

DOKUMENTASI SURAT KELUAR (SURAT TUGAS)

Melakukan penginputan surat keluar berupa surat tugas ke dalam aplikasi E-Surat agar data persuratan tersusun dengan rapi dan mudah diproses.

DOKUMENTASI SURAT KELUAR TNDE UNTUK INPUT SRIKANDI

Pada kegiatan ini dilakukan proses pengambilan surat keluar dari sistem TNDE, kemudian file surat disimpan menggunakan nomor urut surat sesuai data pada TNDE. Setelah itu, menuliskan perihal surat sesuai isi surat untuk selanjutnya diinput ke aplikasi Srikandi pada Form Naskah Keluar. Data yang diinput meliputi jenis surat, sifat surat, nomor surat, dan klasifikasi surat agar administrasi persuratan tersusun dengan rapi dan sesuai prosedur.

Kendala : 

Pada pelaksanaan kegiatan PKL hari ini tidak terdapat kendala. Seluruh kegiatan dapat berjalan dengan lancar dan tugas yang telah diberikan sehingga proses pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik. 

Solusi : 

Solusi yang dilakukan selama kegiatan hari ini yaitu dengan melakukan pengecekan kembali pada data surat sebelum diinput ke dalam sistem agar tidak terjadi kesalahan penulisan atau kekeliruan data. Selain itu, setiap tugas dikerjakan sesuai prosedur dan arahan yang diberikan sehingga proses administrasi surat dapat berjalan dengan lebih rapi, tertata, dan lancar.

Refleksi Pembelajaran : 

Melalui kegiatan PKL hari ini, saya memperoleh pembelajaran mengenai proses administrasi persuratan menggunakan sistem E-Surat, TNDE, dan Srikandi. Saya juga belajar pentingnya ketelitian dalam menginput data surat agar informasi yang dimasukkan sesuai dan tidak terjadi kesalahan. Selain itu, kegiatan ini membantu saya memahami alur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di lingkungan instansi secara lebih terstruktur dan sistematis.