Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-18)

 Tanggal                        : Senin, 25 Mei 2026

Instansi/Unit Kerja    : Unit Kearsipan Bappeda
Nama Anggota            :
1. Alda Aprilia                      (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti  (443231036)
3. Hanifah Salsabila              (443231038)
4. Athiyyah Khansa              (443231039)

Pada hari Senin, 25 Mei 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Pada kegiatan tersebut, kami melakukan pengelolaan arsip inaktif dengan menyortir arsip usul musnah berdasarkan jadwal retensi arsip yang berlaku. Proses penyortiran dilakukan dengan memeriksa tahun arsip, kode klasifikasi, jenis dokumen, serta masa simpan arsip.

Selain itu, kami juga melakukan klasifikasi arsip berdasarkan bidang, nomor berkas, tahun arsip, dan penamaan box arsip agar penyusunan arsip menjadi lebih rapi, sistematis, dan mudah ditemukan kembali saat diperlukan. Melalui kegiatan ini, kami memperoleh pengalaman langsung mengenai proses pengelolaan dan penyusutan arsip di instansi pemerintahan serta melatih ketelitian dan kedisiplinan dalam bekerja.

Pengambilan Box Arsip Usul Musnah

Kegiatan pengambilan box arsip usul musnah dilakukan untuk memilih arsip yang sudah habis masa simpannya dan sudah terdaftar di excel arsip yang usul musnah. Arsip-arsip tersebut kemudian dipisahkan dan didata sebagai tahap awal pengusulan pemusnahan. 

Pencatatan Daftar Arsip Usul Musnah per Bidang 

Kegiatan ini dilakukan dengan mencatat dan mendata arsip dari setiap bidang yang telah diusulkan untuk dimusnahkan. Data arsip ditulis secara rinci berdasarkan nomor berkas, tahun, dan jumlah arsip guna mempermudah proses pengecekan serta penyusunan daftar usul musnah. 

Pemberkasan Arsip Berdasarkan Tahun Books Menggunakan Kertas Pembatas 

Kegiatan pemberkasan arsip berdasarkan tahun dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai tahun penyimpanan ke dalam box arsip. Setiap tahun arsip diberi kertas pembatas berwarna kuning sebagai penanda agar lebih mudah dibedakan dan ditemukan saat proses pencarian maupun pengecekan arsip.