Logbook PKL Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke 23)

Tanggal                     : Kamis, 4 Juni 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda
Nama Anggota :
    1. Alda Aprilia                         (443231030)
    2. Hayuna Adinda Widianti     (443231036)
    3. Hanifah Salsabila                 (443231038)
    4. Athiyyah Khansa                  (443231039)

Uraian Kegiatan:

Pada hari Kamis, 4 Juni 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Kegiatan diawali dengan menginput surat keluar ke dalam sistem esurat terlebih dahulu dan memeriksa kelengkapan informasi pada surat, seperti nomor surat, tanggal surat, asal surat, perihal, dan data pendukung lainnya agar data yang diinput sesuai dengan dokumen yang diterima. Selain itu, kami juga melakukan input TND-E Admin sebagai bagian dari proses administrasi persuratan elektronik serta melakukan input TND Disposisi untuk meneruskan surat kepada pihak yang berkepentingan sesuai arahan yang diberikan. Kegiatan selanjutnya yaitu menginput surat keluar yang telah melalui proses alih media ke dalam website surat keluar. Sebelum diinput, surat hasil alih media diperiksa kembali untuk memastikan kualitas dokumen digital sudah jelas dan lengkap.

Hasil Kegiatan:

Dokumentasi Input TNDE Admin

Kegiatan ini diawali dengan membuka website pada e surat bagian surat masuk dan melakukan menginputan surat yang belum masuk kedalam sistem TNDE dengan memasukan data data yang terlampir pada TNDE.

Dokumentasi Input TNDE Disposisi

Kegiatan ini diawali dengan membuka website TND Disposisi terlebih dahulu, kemudian melakukan pemeriksaan surat apa saja yang belum melakukan disposisi. Jika sudah cocokan data surat yang belum melakukan disposisi dengan surat masuk, dan periksa tujuan Disposisi surat pada website surat masuk untuk diinputkan pada Website TNDE Disposisi.

        

Dokumentasi Input Surat Keluar Pada Website E-Surat

Kegiatan penginputan surat keluar dilakukan jika sudah melakukan alih media pada surat. Jika sudah file akan tersimpan pada Drive Bappeda yang dapat diakses oleh seluruh pegawai. Proses penginputan dilakukan di e-surat dengan mengisi data seperti nomor surat, tanggal surat, perihal, tujuan surat, isi surat, jenis surat, klasifikasi surat, dan terkahir melakukan upload file surat yang telah di alih media.

Kendala:
Tidak ada

Refleksi Pembelajaran:

Melalui kegiatan ini, kami memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai pengelolaan persuratan elektronik, serta pentingnya ketelitian dalam proses input data untuk mendukung tertib administrasi dan pengelolaan arsip digital.