Logbook PKL Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-27)

Tanggal : Kamis, 11 Juni 2026
Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda
Nama Anggota :

    1. Alda Aprilia                     (443231030)
    2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
    3. Hanifah Salsabila            (443231038)
    4. Athiyyah Khansa             (443231039)

Uraian Kegiatan:

Pada hari Kamis, 11 Juni 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Kami ditugaskan untuk melakukan Pada kegiatan ini, kami ditugaskan untuk melakukan pengelolaan surat masuk dan surat keluar melalui website e-Surat Bappeda. Kegiatan tersebut meliputi penginputan berbagai data surat, seperti nomor surat, tanggal, perihal, jenis surat, klasifikasi, asal atau tujuan surat, serta mengunggah file surat ke dalam sistem. Setelah proses input surat masuk selesai, kami melakukan pencetakan surat dan pembuatan disposisi sementara yang selanjutnya diserahkan kepada arsiparis untuk diproses lebih lanjut. Selain itu, kami juga melakukan input data surat yang belum tercatat ke dalam sistem TNDE dengan menyesuaikan data yang terlampir pada dokumen surat. Kegiatan lainnya yaitu melakukan pemberkasan dan pengklasifikasian arsip berdasarkan tanggal serta jenis surat untuk menjaga kerapian dan keteraturan arsip. Arsip yang telah diklasifikasikan kemudian dimasukkan ke dalam ordner dan disimpan di lemari arsip sesuai ketentuan penyimpanan, sehingga memudahkan proses penataan dan temu kembali arsip apabila diperlukan.

Hasil Kegiatan:

Dokumentasi Input Surat Masuk

Pada kegiatan ini, kami ditugaskan untuk melakukan input surat masuk yang meliputi input nomor surat, perihal, tanggal, kategori surat (biasa, rahasia, terbatas, sangat rahasia) dan juga jenis surat yang meliputi surat undangan, biasa, disposisi luar, disposisi undangan dari luar, serta menginput klasifikasi, asal surat, isi surat dan lampiran file surat. Terakhir setelah melakukan input surat masuk, yaitu mencetak surat dan melakukan disposisi sementara yang nantinya hasil cetakan tersebut diserahkan kepada pegawai arsiparis lainnya.

Dokumentasi Input Surat Keluar

Kami ditugaskan untuk melakukan input surat keluar pada website e-surat Bappeda yang meliputi input nomor surat, tanggal, perihal, kepada, jenis surat, klasifikasi, dan isi surat, terakhir yakni input file surat.

Dokumentasi Input TNDE Admin

Dokumentasi tersebut merupakan kegiatan input TND website pada e surat bagian surat masuk dan melakukan menginputan surat yang belum masuk kedalam sistem TNDE dengan memasukan data data yang terlampir pada TNDE.

Dokumentasi Pemberkasan dan Penyimpanan Arsip

Pada gambar diatas kami ditugaskan untuk melakukan pemberkasan arsip dan mengklasifikasikan surat sesuai dengan tanggal dan jenis suratnya. Setelah itu surat akan langsung dimasukkan ke dalam ordner dan diletakkan ke dalam lemari arsip.

Kendala:
Tidak ada kendala

Refleksi Kegiatan:

Kami memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai ketelitian dalam menginput data surat ke dalam sistem e-Surat dan TNDE agar informasi yang tersimpan akurat dan mudah ditelusuri kembali. Selain itu, kami juga memahami prosedur pemberkasan dan pengklasifikasian arsip yang sesuai untuk menjaga kerapian serta memudahkan proses temu kembali arsip. Kegiatan ini turut meningkatkan kemampuan kami dalam mengoperasikan sistem administrasi perkantoran, mengelola dokumen, serta menumbuhkan sikap disiplin, tanggung jawab, dan ketelitian dalam bekerja.