Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-20)

Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-20)

- Mei 29 2026

Tanggal : Jumat, 29 Mei 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan

Pada hari Jumat, 29 Mei 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Pada kegiatan tersebut, kami melakukan pengelolaan arsip inaktif dengan memilah dan mengelompokkan arsip usul musnah. Arsip usul musnah ini dikelola langsung oleh pihak ketiga, yaitu INDORAC, yang bekerja sama dengan BAPPEDA dalam membantu proses pengelolaan arsip, mulai dari penataan arsip di record center hingga arsip yang akan diusulkan untuk dimusnahkan. Proses penyortiran dilakukan dengan memeriksa asal bidang arsip, tahun arsip, nomor berkas, nomor boks, serta nomor rak penyimpanan untuk memastikan kesesuaian data dan memudahkan proses pengelolaannya.

Selain itu, kami juga melakukan klasifikasi arsip berdasarkan bidang, nomor berkas, tahun arsip, dan penamaan boks arsip agar penyusunannya menjadi lebih rapi, terstruktur, dan sistematis. Penataan yang baik akan memudahkan proses pemeriksaan oleh pembina magang maupun pengelola arsip serta membantu memperlancar proses verifikasi arsip usul musnah. Melalui kegiatan ini, kami memperoleh pemahaman yang lebih mendalam mengenai pengelolaan dan penyusutan arsip di instansi pemerintahan, sekaligus melatih ketelitian, ketekunan, dan kedisiplinan dalam melaksanakan pekerjaan di bidang kearsipan

Hasil Kegiatan

Dokumentasi Pemilahan Arsip Usul Musnah

Pada kegiatan ini, dilakukan pemilahan arsip usul musnah dengan memeriksa setiap berkas secara teliti berdasarkan Spreadsheat dari INDORAC untuk usul musnah dari tahun arsip, nomor berkas, nomor boks, posisi baris arsip, serta nomor rak penyimpanan. Proses ini bertujuan untuk memastikan kesesuaian data arsip dengan daftar usul musnah serta memudahkan identifikasi dan penataan arsip sesuai lokasi penyimpanannya. Melalui kegiatan tersebut, arsip dapat dikelompokkan secara lebih terstruktur sehingga mendukung kelancaran proses verifikasi dan penyusutan arsip di lingkungan BAPPEDA Provinsi Jawa Timur.

  

Dokumentasi Klasifikasi Arsip Usul Musnah

Pada kegiatan ini, kami melakukan klasifikasi arsip usul musnah dengan mengelompokkan arsip berdasarkan bidang, nomor berkas, dan tahun arsip. Setiap arsip diperiksa terlebih dahulu untuk memastikan informasi yang tercantum sesuai dengan daftar arsip yang telah tersedia. Setelah itu, arsip disusun dan dikelompokkan sesuai kategorinya agar lebih mudah diidentifikasi dan ditata. Kegiatan klasifikasi ini bertujuan untuk membuat susunan arsip menjadi lebih rapi dan terstruktur sehingga memudahkan proses pencarian, pengecekan, serta verifikasi arsip pada tahap selanjutnya. Melalui kegiatan ini, kami juga memperoleh pemahaman mengenai pentingnya ketelitian dalam pengelolaan arsip agar data yang tersimpan tetap tertib dan sesuai dengan sistem kearsipan yang berlaku.

Dokumentasi Hasil Penyortiran Arsip Usul Musnah

Pada kegiatan ini, kami berhasil menyelesaikan penataan dan pengelompokan arsip usul musnah dari Bidang RENDALEV untuk periode tahun 2000 hingga 2007 ke dalam boks arsip usul musnah sesuai dengan klasifikasi yang telah ditentukan. Arsip-arsip tersebut telah disusun berdasarkan tahun dan nomor berkas, kemudian ditempatkan ke dalam boks usul musnah serta diberi label identifikasi agar lebih mudah ditemukan dan diperiksa kembali apabila diperlukan.

Kendala

Selama pelaksanaan kegiatan pemilahan arsip usul musnah, kami mengalami kendala dalam membedakan arsip yang termasuk kategori terkait anggaran dan yang tidak terkait anggaran. Hal ini dikarenakan kami belum memiliki pemahaman yang mendalam mengenai isi dan konteks setiap arsip, sehingga cukup sulit untuk menentukan apakah suatu arsip layak diusulkan untuk dimusnahkan atau masih memiliki nilai guna tertentu. Disisi lain, pihak INDORAC menyampaikan bahwa arsip-arsip tersebut perlu diusulkan untuk dimusnahkan karena telah melewati masa retensi dan berasal dari tahun yang cukup lama.

Menurut kelompok kami, proses penentuan arsip yang akan diusulkan untuk dimusnahkan, khususnya dalam mengidentifikasi arsip yang berkaitan dengan anggaran, sebaiknya dilakukan oleh pegawai atau pengelola arsip dari BAPPEDA yang lebih memahami substansi dan isi arsip tersebut. Sebagai mahasiswa magang, kami berperan dalam membantu proses pengelolaan dan penataan arsip, namun memiliki keterbatasan dalam menilai apakah suatu arsip memiliki keterkaitan dengan aspek anggaran atau tidak.

Saran

Untuk mengatasi kendala dalam menentukan arsip yang layak diusulkan untuk dimusnahkan, sebaiknya dilakukan koordinasi dan verifikasi terlebih dahulu dengan pengelola arsip atau pegawai BAPPEDA yang memahami substansi arsip pada masing-masing bidang. Dengan adanya pendampingan dari pihak yang berwenang, proses identifikasi arsip yang berkaitan dengan anggaran maupun yang tidak berkaitan dengan anggaran dapat dilakukan dengan lebih akurat sehingga dapat meminimalkan risiko kesalahan dalam proses penyusutan arsip.

Refleksi Pembelajaran

Melalui kegiatan pemilahan dan klasifikasi arsip usul musnah, kami memperoleh pemahaman yang lebih mendalam mengenai proses penyusutan arsip di instansi pemerintahan. Kami belajar bahwa pengelolaan arsip tidak hanya berfokus pada penataan fisik arsip, tetapi juga memerlukan ketelitian dalam memeriksa informasi arsip, seperti tahun arsip, nomor berkas, bidang pencipta, serta nilai guna arsip sebelum dilakukan pemusnahan. Kegiatan ini juga memberikan gambaran nyata mengenai pentingnya penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam menentukan nasib akhir suatu arsip. Selain itu, kami menyadari bahwa proses pemusnahan arsip memerlukan pemahaman terhadap substansi arsip dan koordinasi dengan pihak yang berwenang agar tidak terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan.