Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-25)

 Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-24)

- Juni 9 2026

Tanggal : Selasa, 9 Juni 2026
Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :
1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan

Pada hari Kamis, 4 Juni 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Kegiatan diawali dengan membantu proses administrasi pada aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE), yaitu TNDE Admin dan TNDE Disposisi. Pada kegiatan TNDE Admin, kami membantu memeriksa serta mengelola surat yang masuk ke dalam sistem agar sesuai dengan prosedur yang berlaku. Selanjutnya, pada TNDE Disposisi, kami membantu proses pendistribusian surat kepada bidang atau pihak yang dituju melalui sistem elektronik sehingga surat dapat ditindaklanjuti dengan tepat dan efisien.

Setelah menyelesaikan kegiatan pada TNDE, kami diberikan tugas untuk melakukan penomoran surat. Kegiatan ini dilakukan dengan memberikan nomor pada berkas arsip sesuai dengan sistem pengelolaan arsip yang diterapkan di instansi. Penomoran arsip bertujuan untuk mempermudahkan proses identifikasi, pencarian kembali, serta penataan arsip agar lebih teratur dan sistematis.

Selain itu kami juga melaksanakan kegiatan alih media arsip. Kegiatan ini dilakukan dengan mengubah arsip fisik ke dalam bentuk digital melalui proses pemindaian (scanning). Arsip yang telah dipindai kemudian diperiksa kembali untuk memastikan hasil digitalisasi terbaca dengan jelas dan lengkap. Selanjutnya, file hasil pemindaian disimpan sesuai dengan ketentuan penamaan dan penyimpanan yang berlaku.

Hasil Kegiatan:

TNDE Admin

Membantu pengelolaan surat pada aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE), seperti memeriksa dan mengelola surat yang masuk agar sesuai dengan prosedur administrasi yang berlaku. 

TNDE Disposisi

Membantu proses disposisi surat melalui sistem TNDE dengan meneruskan surat kepada bidang atau pihak terkait untuk ditindaklanjuti. 

Alih Media Arsip

Melakukan pemindaian arsip fisik menjadi arsip digital, kemudian memeriksa hasil scan dan menyimpannya sesuai ketentuan yang berlaku.

Penomoran Arsip

Melakukan penomoran pada berkas arsip sesuai dengan sistem yang diterapkan guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 

Kendala:

Pada saat penomoran  terdapat sedikit masalah yaitu kurang teliti, jadi ada terdapat kesalahan pada saat penulisanya.

Solusi:

Untuk mengatasi kendala tersebut, penomoran arsip dilakukan dengan lebih teliti dan disertai pengecekan ulang setelah proses penulisan selesai. 

Refleksi Kegiatan:

Melalui kegiatan ini, kami memperoleh pemahaman mengenai pentingnya digitalisasi arsip dalam mendukung efisiensi pengelolaan arsip serta menjaga keamanan dan keberlanjutan informasi.