Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-26)

 Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-26)

- Juni 10 2026

Tanggal : Rabu, 10 Juni 2026
Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :
1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan : 

Pada hari Rabu, 10 Juni 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Kegiatan diawali dengan pelaksanaan alih media arsip dan penomoran surat keluar yang meliputi tentang perihal, nomor surat, nomor per bidang di instansi dan nomor tahun. Proses alih media dilakukan pemindaian dokumen fisik ke dalam bentuk digital untuk menjaga keamanan informasi serta mempermudahkan penyimpanan dan temu kembali untuk arsip dimasa yang akan datang. 

Selanjutnya, kegiatan ini dilanjutkan dengan pengelolaan administrasi melalui sistem e-Surat, yaitu penyusunan Nota Dinas terkait penerimaan anak magang baru. Selain itu, dilakukan pula penyusunan Surat Permohonanan Narasumber untuk kegiatan Seminar Psychological First Aid serta Surat Permohonan Kesedian Fasilitasi Tenaga Pendongeng Anak sebagai bentuk koordinasi dengan pihak terkait untuk mendukung pelaksanaan program yang akan diselenggarakan. 

Dokumentasi Alih Media 

Kegiatan alih media dilakukan dengan mengubah arsip fisik menjadi arsip digital melalui proses pemindaian (scan).

Penomoran Surat 

Kegiatan penomoran surat dilakukan dengan memberikan nomor pada surat sesuai ketentuan yang berlaku.

Input Surat Keluar di Sistem E-Surat

Kegiatan input surat keluar dilakukan dengan memasukkan data surat ke dalam sistem e-Surat sesuai informasi yang tercantum pada dokumen.

Dokumentasi Pembuatan Surat Permohonan Narsum Seminar

Kegiatan ini dilakukan dengan menyusun surat permohonan narasumber seminar sesuai format yang berlaku di instansi. Penyusunan surat dilakukan secara cermat agar informasi yang disampaikan jelas, lengkap, dan sesuai dengan tujuan pelaksanaan kegiatan seminar.

Membuat Surat Nota Dinas 

Kegiatan ini dilakukan dengan menyusun surat permohonan narasumber seminar sesuai format yang berlaku di instansi. Penyusunan surat dilakukan secara cermat agar informasi yang disampaikan jelas, lengkap, dan sesuai dengan tujuan pelaksanaan kegiatan seminar.

Kendala :

Pada saat membuat surat permohonan kesediaan fasilitasi tenaga pendongeng anak tidak sesuai apa yang diminta oleh pembimbing

Solusi :

Meminta arahan dan masukan dari mentor terkait revisi surat permohonan agar sesuai dengan format dan ketentuan yang diinginkan dan berlaku.

Refleksi Kegiatan :

Kegiatan hari ini memberikan pengalaman baru dalam pengelolaan administrasi dan kearsipan, mulai dari alih media arsip, penomoran surat, hingga penyusunan surat dinas. Dari proses tersebut, kami belajar pentingnya ketelitian, kesabaran, dan kesiapan menerima masukan agar setiap pekerjaan dapat diselesaikannya dengan baik dan sesuai ketentuan yang berlaku.