Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-24)

Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-24)
- Juni 8 2026

Tanggal : Senin, 8 Juni 2026
Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :
1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan:

Pada hari Senin, 8 Juni 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Kegiatan diawali dengan memasukkan surat keluar yang sudah dilakukan alih media, ke dalam sistem E-Surat. Sebelum dilakukan input, surat diperiksa terlebih dahulu untuk memastikan kelengkapan informasi, seperti nomor surat, tanggal surat, tujuan surat, perihal, serta data pendukung lainnya agar data yang dimasukkan sesuai dengan dokumen yang telah diterbitkan. Karena proses penginputan yang dilakukan di e-surat dengan mengisi data seperti nomor surat, tanggal surat, perihal, tujuan surat, isi surat, jenis surat, klasifikasi surat, dan terakhir melakukan upload file surat yang telah dialih media.

Selain melakukan input surat keluar, kami juga melaksanakan kegiatan pemberkasan arsip. Kegiatan ini dilakukan dengan mengelompokkan, menata, dan menyusun dokumen sesuai dengan klasifikasi arsip yang telah ditetapkan. Pada proses pemberkasan, arsip diklasifikasikan berdasarkan jenis dokumennya, meliputi surat keluar seperti surat undangan, surat kuasa, dan surat cuti, surat tugas, serta dokumen rekanan seperti berita acara dan surat perjanjian. Setelah dikelompokkan berdasarkan jenisnya, arsip kemudian disusun kembali secara kronologis berdasarkan tanggal, bulan, tahun, dan nomor surat untuk memudahkan pengelolaan serta penelusuran dokumen. Selanjutnya, arsip yang telah selesai diklasifikasikan dan disusun dimasukkan ke dalam ordner sebagai media penyimpanan. Ordner tersebut kemudian ditempatkan pada lemari arsip sesuai dengan kategori jenis surat dan periode bulannya. Kegiatan pemberkasan ini bertujuan untuk menciptakan sistem penyimpanan arsip yang tertib, sistematis, dan terstruktur sehingga memudahkan proses temu kembali arsip ketika diperlukan serta mendukung pengelolaan arsip yang efektif dan efisien di lingkungan BAPPEDA Provinsi Jawa Timur.

Hasil Kegiatan:

Input Surat Keluar di Sistem E-Surat

Seluruh surat keluar pada hari tersebut berhasil diinput ke dalam sistem E-Surat secara lengkap mulai dari Surat Keluar, Surat Tugas, dan Surat Rekanan. Hal ini sudah sesuai dengan data pada dokumen fisik maupun digital. Informasi penting seperti nomor surat, tanggal surat, tujuan surat, perihal, dan data pendukung lainnya telah tercatat dengan baik dalam sistem.

Memilah Surat Keluar

Memasukkan Surat ke dalam Ordner

Dokumen surat keluar berhasil dipilah dan disusun secara sistematis berdasarkan tanggal, bulan, tahun, serta nomor surat. Arsip yang telah diklasifikasikan kemudian dimasukkan ke dalam ordner sesuai dengan jenis dan urutan dokumennya. Ordner tersebut kemudian ditempatkan pada lemari arsip sesuai dengan kategori jenis surat dan periode bulannya. Melalui kegiatan ini, arsip menjadi lebih tertata, rapi, dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan, sehingga mendukung efektivitas pengelolaan arsip di lingkungan BAPPEDA Provinsi Jawa Timur.

Kendala:

Selama pelaksanaan kegiatan input surat keluar dan pemberkasan arsip, tidak terdapat kendala yang berarti. Seluruh proses dapat dilaksanakan dengan baik sesuai arahan dan prosedur yang berlaku. Dokumen yang dibutuhkan tersedia secara lengkap sehingga kegiatan dapat berjalan dengan lancar dan tepat waktu.

Refleksi Pembelajaran:

Melalui kegiatan Ini, saya memperoleh pemahaman yang lebih mendalam mengenai proses pengelolaan arsip dinamis, khususnya dalam penginputan surat keluar pada sistem E-Surat dan pemberkasan arsip. Saya belajar pentingnya ketelitian dalam memeriksa dan menginput data surat agar informasi yang tersimpan dalam sistem sesuai dengan dokumen asli. Selain itu, saya juga memahami pentingnya penyusunan arsip berdasarkan tanggal, bulan, tahun, dan nomor surat untuk memudahkan proses temu kembali arsip. Kegiatan ini meningkatkan kemampuan saya dalam bidang administrasi perkantoran dan kearsipan serta memberikan pengalaman praktis mengenai penerapan pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis di lingkungan instansi pemerintah.