Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-21)

 - Juni 02 2026

Tanggal : Selasa, 2 Juni 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan:

Pada hari Selasa, 2 Juni 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Pada kegiatan tersebut, Alda dan Yuna bertugas melakukan input surat ke dalam Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI). Proses ini diawali dengan mengunduh dokumen surat dari aplikasi TNDE, kemudian melakukan pengecekan kelengkapan informasi surat, seperti nomor surat, perihal, tanggal surat, serta data pendukung lainnya. Setelah data dinyatakan lengkap, surat diregistrasikan dan diinput ke dalam SRIKANDI sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan seluruh surat keluar terdokumentasi dengan baik dalam sistem kearsipan elektronik.

Sementara itu, Athiyyah melaksanakan kegiatan pada menu TNDE Admin. Kegiatan yang dilakukan meliputi pemantauan surat yang masuk ke dalam sistem, pemeriksaan kelengkapan data surat, serta pengelolaan administrasi persuratan agar berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Kegiatan ini mendukung ketertiban administrasi dan kelancaran pengelolaan surat secara elektronik di lingkungan BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Di sisi lain, Hanifah bertugas melakukan pengelolaan disposisi surat melalui aplikasi TNDE. Kegiatan yang dilakukan meliputi pengecekan surat yang memerlukan tindak lanjut, pencatatan disposisi, serta memastikan surat diteruskan kepada bidang atau pihak yang dituju sesuai dengan arahan pimpinan. Melalui kegiatan ini, proses penyampaian informasi dan tindak lanjut surat dapat berjalan secara lebih efektif dan terorganisir.

Selain melaksanakan tugas utama, kami juga mengikuti kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) yang diselenggarakan oleh ANRI mengenai penyusutan arsip. Dalam kegiatan tersebut, peserta memperoleh pemahaman mengenai pentingnya penyusutan arsip, tahapan pelaksanaan penyusutan arsip, serta penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam menentukan arsip yang masih memiliki nilai guna maupun yang dapat disusutkan. Setelah mengikuti pemaparan materi, kami mengerjakan post-test sebagai bentuk evaluasi terhadap pemahaman materi yang telah disampaikan. Selain itu, kami juga diberikan tugas tambahan berupa pemindaian (scan) arsip surat keluar, surat tugas, surat rekanan, dan nota dinas untuk mendukung proses digitalisasi arsip. Kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan salinan digital dokumen sehingga arsip dapat lebih mudah disimpan, dikelola, dan ditemukan kembali ketika diperlukan. Athiyyah dan Hanifah juga mendapatkan tugas tambahan berupa penginputan surat masuk ke dalam sistem e-surat, yang meliputi pencatatan dan pengelolaan data surat masuk agar terdokumentasi dengan baik. 

Seluruh kegiatan yang dilaksanakan pada hari ini memberikan pengalaman praktis mengenai pengelolaan arsip dan tata kelola persuratan elektronik di lingkungan BAPPEDA Provinsi Jawa Timur.

Hasil Kegiatan:

Input SRIKANDI

Kegiatan input SRIKANDI diawali dengan mengunduh dokumen surat dari TNDE. Selanjutnya, dilakukan pengecekan kelengkapan data surat, seperti nomor surat, tanggal surat, dan perihal. Setelah data dinyatakan lengkap, surat diregistrasikan dan diinput ke dalam SRIKANDI sesuai dengan informasi yang tercantum pada dokumen. 

TNDE Admin

Kegiatan TNDE Admin meliputi pengecekan dan pengelolaan administrasi surat dalam sistem TNDE. Proses ini dilakukan untuk memastikan data surat tercatat dengan lengkap dan alur persuratan elektronik berjalan sesuai dengan prosedur yang berlaku. 

TNDE Disposisi

Kegiatan TNDE Disposisi dilakukan dengan memeriksa surat yang masuk dan memerlukan tindak lanjut. Selanjutnya, surat diteruskan kepada bidang atau pihak yang berwenang sesuai dengan arahan disposisi, sehingga proses penyampaian informasi dapat berjalan dengan tertib dan efektif. 

Kegiatan Bimtek

mengikuti kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) yang diselenggarakan oleh ANRI mengenai penyusutan arsip. 

Digitalisasi Arsip (scan)

Pemindaian (scan) arsip surat keluar, surat tugas, surat rekanan, dan nota dinas. Kegiatan ini bertujuan untuk mendukung digitalisasi arsip sehingga dokumen dapat tersimpan dalam bentuk elektronik. 

Input Surat Masuk 

Kegiatan ini dilakukan dengan mencatat dan menginput data surat masuk ke dalam sistem E- Surat agar administrasi persuratan dapat terdokumentasi dengan baik. 

Kendala:

Pada kegiatan yang dilaksanakan pada hari ini, tidak ditemukan kendala yang berarti. Seluruh kegiatan, mulai dari input SRIKANDI, pengelolaan TNDE, pemindaian arsip, hingga mengikuti Bimbingan Teknis (Bimtek) dari ANRI, dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan arahan dan prosedur yang berlaku. 

Solusi:

Meskipun belum terdapat kendala selama pelaksanaan kegiatan, upaya yang dapat dilakukan untuk menjaga kelancaran pekerjaan adalah tetap melakukan koordinasi yang baik dengan pembimbing dan rekan kerja, melakukan pengecekan kembali terhadap data yang diinput, serta mematuhi prosedur kerja yang telah ditetapkan agar kesalahan dapat diminimalkan. 

Refleksi Pembelajaran:

Kegiatan pada hari ini memberikan pemahaman yang lebih mendalam mengenai pengelolaan persuratan dan arsip secara elektronik melalui aplikasi TNDE dan SRIKANDI. Melalui kegiatan input surat, disposisi, dan administrasi persuratan, kami belajar pentingnya ketelitian dalam mengelola data dan dokumen agar informasi yang tersimpan akurat dan mudah ditemukan kembali. Selain itu, kegiatan pemindaian arsip menambah wawasan mengenai proses digitalisasi arsip sebagai upaya mendukung pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien.

Melalui Bimbingan Teknis (Bimtek) dari ANRI, kami juga memperoleh pengetahuan baru mengenai penyusutan arsip dan pentingnya penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam menentukan arsip yang masih memiliki nilai guna maupun yang dapat disusutkan. Dari seluruh kegiatan yang dilakukan, kami memperoleh pengalaman praktis yang membantu meningkatkan pemahaman mengenai pengelolaan arsip dan tata kelola persuratan di lingkungan instansi pemerintah.