Logbook PKL Pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Prov. Jatim (Hari ke-22)

  - Juni 02 2026

Tanggal : Selasa, 3 Juni 2026

Instansi/Unit Kerja : Unit Kearsipan Bappeda

Nama Anggota :

1. Alda Aprilia (443231030)
2. Hayuna Adinda Widianti (443231036)
3. Hanifah Salsabila (443231038)
4. Athiyyah Khansa (443231039)

Uraian Kegiatan:

Pada hari Rabu, 3 Juni 2026, kami mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga, melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di BAPPEDA Provinsi Jawa Timur. Pada kegiatan tersebut, kami berempat melakukan penyeleksian arsip inaktif untuk menentukan arsip yang dapat diusulkan untuk dimusnahkan. Kegiatan diawali dengan memeriksa data arsip yang terdapat pada file Excel yang disusun oleh pihak INDORAC sebagai daftar arsip usul musnah. Selanjutnya, kami melakukan pengecekan dan pemilahan kembali arsip berdasarkan masing-masing bidang untuk memastikan kesesuaian antara data yang tercantum dalam daftar dengan arsip fisik yang tersedia. Arsip yang masa retensinya telah habis dan tidak lagi memiliki nilai guna dipisahkan dari arsip yang masih harus disimpan. Setelah itu, arsip yang memenuhi kriteria pemusnahan dikelompokkan dan didata kembali ke dalam daftar arsip usul musnah sebagai persiapan proses pemusnahan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 

Hasil Kegiatan : 

Pencocokan Data Excel dengan Arsip Fisik Usul Musnah 

 Arsip dicari dan diperiksa berdasarkan daftar yang telah disusun untuk memastikan kesesuaian data sebelum dilakukan proses usul musnah. 

 

Pemberian Identitas pada Pembatas Arsip Usul Musnah 

Kegiatan penulisan informasi pada pembatas arsip yang memuat nomor boks dan nomor berkas arsip usul musnah. Pembatas tersebut digunakan untuk mengelompokkan arsip yang telah diambil dan disatukan dalam satu boks agar lebih mudah diidentifikasi dan ditelusuri pada saat proses verifikasi maupun pemusnahan arsip 

Kendala : 

Boks arsip tersusun secara bertumpuk sehingga saat mengambil boks yang berada di bagian bawah, perlu memindahkan dan menata kembali boks-boks di atasnya. Kondisi ini menyebabkan proses pencarian dan pengambilan arsip menjadi lebih lama. 

Solusi :

 Untuk memudahkan proses pengambilan arsip, boks arsip dapat ditata dengan mempertimbangkan kemudahan akses, terutama untuk arsip yang sering digunakan atau sedang dalam proses verifikasi dan usul musnah. 

Refleksi Pembelajaran :  

Melalui kegiatan ini, saya belajar pentingnya penataan arsip yang baik agar memudahkan proses penemuan kembali arsip. Saya juga memahami bahwa ketelitian, kerja sama tim, dan kehati-hatian sangat diperlukan saat mengambil dan menata kembali boks arsip agar kondisi arsip tetap terjaga dengan baik.